CASE STUDY
Benchmark Bedrijfsvoering gemeenten
In opdracht van de gemeente Enschede zijn de bedrijfsvoeringsafdelingen geanalyseerd en gebenchmarkt met andere gemeenten. Aan de hand daarvan zijn aanbevelingen gedaan om de PIOFACH-taken op bepaalde punten te verbeteren.
Oude situatie
Er is onvoldoende zicht in hoeverre o.a. kosten, formatie, structuur, digitalisering en weerbaarheid van de bedrijfsvoeringsafdelingen zich verhouden tot vergelijkbare gemeenten.
Change Management
Draagvlak bij managers bedrijfsvoeringsafdelingen n.a.v. verkrijgen inzicht in o.a. kosten, formatie en structuur van de afdelingen in relatie tot andere gemeenten.
Nieuwe situatie
Inzicht in de verschillen in bedrijfsvoering tussen vergelijkbare gemeenten en de wijze waarop zij van elkaar kunnen leren om de bedrijfsvoering te verbeteren.
Rol
Projectleider: advies, ontwerp en uitvoering
CASE STUDY
Transformatie implementatie-ondersteuning projecten VNG
VNG Realisatie voert projecten uit waarmee zij gemeenten ondersteunen. Om deze succesvol een eenduidig te implementeren zijn de strategieën en de methode gestandaardiseerd en hebben projectleiders een toolbox gekregen.
Oude situatie
Projectleiders kregen implementatie-ondersteuning van implementatie-adviseurs. Weinig eenheid in wijze van implementatie bij projecten. Onvoldoende overzicht.
Change Management
Draagvlak creëren voor keuze en ontwerp om implementatie-ondersteuning aan projectleiders te standaardiseren en zelf uit te voeren m.b.v. een implementatietoolbox.
Nieuwe situatie
Projectleiders implementeren zelf volgens gestandaardiseerde methoden en implementatie-strategieën en hebben een toolbox met middelen tot hun beschikking. Er zijn geen implementatieadviseurs meer.
Rol
Projectleider: advies, ontwerp en implementatie
Expert: implementatiemethoden en verandermanagement
CASE STUDY
Uitbouwen Business Line Outsourcing Cure4
Als verantwoordelijk manager het verder uitbouwen van de Business Line Outsourcing: het leveren van financial services aan zorginstellingen. Door snelle groei en ambitie zorgen dat team kom mee groeien, de klanten sneller en beter konden worden onboard, structuren hierop aanpassen en zorgen dat regelgeving geborgd bleef
Oude situatie
Een zoekend team, in sommige gevallen afnemende klanttevredenheid, structuur uitdagingen en afnemende rendementen
Change Management
Focus op veranderen met draagvlak: gezamenlijk voor deze moeilijke opgave staan. Eerste focus op teambuilding, daarna kwaliteit, klanten en structuur, en verder groeien.
Nieuwe situatie
Enthousiaste medewerkers, cultuur met eigenaarschap, tevreden klanten, omzetgroei, lerende organisatie, winst en potentie om verder te groeien
Rol
Manager Business Line:
eindverantwoordelijk voor de business unit en lid van het MT.
Vergelijkbaar met Interim Manager
CASE STUDY
Transformatie Bedrijfsvoering Regio Twente
Het transformeren van de bedrijfsvoering van de Regio Twente (samenwerkingsverband gemeenten) van de huidige situatie met knelpunten naar de nieuwe gewenste situatie, m.b.v. een Transformation Lab.
Oude situatie
Inefficiëntie in de organisatie, gemeenten geven aan meer van de dienstverlening van de Regio Twente te verwachten, nieuwe gemeenten melden zich aan.
Change Management
Begeleiding van het team én stakeholders om een eenduidige beeld van de huidige situatie te krijgen, een gedragen visie van de toekomst, en het opstellen van een roadmap met verbeterinitiatieven via een Transformation Lab.
Nieuwe situatie
De organisatie is klaar om veranderingen door te voeren. Veranderinitiatieven en een concrete roadmap zijn opgesteld. Er is draagvlak in de eigen organisatie en bij belangrijke stakeholders.
Rol
Consultant: advies en begeleiding.
Interviews, workshops.
CASE STUDY
Transformatie financiële functie PostNL
Via een Finance Transformation Lab samen met het Finance Leadership Team verbeterinitiatieven geformuleerd.
Oude situatie
Hoge kosten en besparings-potentieel van 400 naar 200 FTE volgens McKinsey rapport.
Change Management
Draagvlak creëren bij het complete Finance Leadership Team: een omgeving creëren die geschikt is om verandering door te voeren.
Nieuwe situatie
Toekomstige visie en strategie opstellen. Roadmap met verbeterinitiatieven uitgewerkt in concrete projecttemplates, afgestemd op elkaar.
Rol
Consultant: advies.
Interviews, workshops.
CASE STUDY
Kostenreductie OK topklinisch ziekenhuis
Na een onderzoek naar het besparingspotentieel bij Medisch Spectrum Twente zijn er 15 werkstromen opgestart om kosten te besparen. Eén van deze werkstromen betrof de OK (operatiekamers).
Oude situatie
Hoge kosten, medisch specialisten bepalen bezetting OK’s.
Change Management
Draagvlak creëren bij medisch specialisten, waardoor instroom patiënten, procesverbetering (planning) en sturen op gedrag mogelijk is.
Nieuwe situatie
Eén OK gesloten en bijbehorende personele kosten bespaard, nieuwe en efficiënte planning OK’s. Instroom patiënten afgestemd. Tevreden medisch specialisten én OK-medewerkers.
Rol
Consultant: advies en implementatie.
Data Analytics, interviews, workshops, LEAN.
CASE STUDY
Transformatie oprichting samenwerkingsverband gemeenten
De gemeenten Schiedam, Vlaardingen en Maassluis willen een samenwerkingsverband voor het sociaal domein oprichten. Hiervoor is de financiële functie begeleid met het opstellen en inrichten hiervan.
Oude situatie
3 gemeenten met elk hun eigen financiële wensen en eisen. Deze sluit niet aan bij het op te richten samenwerkingsverband. Niet iedereen staat hierachter.
Change Management
Begeleiding van de financiële teams én stakeholders vanuit 3 gemeenten om een gedragen financiële visie van de toekomst te krijgen, en het opstellen van een roadmap met verbeterinitiatieven via een Transformation Lab.
Nieuwe situatie
Een eenduidige en gedragen visie op de nieuwe organisatie vanuit financieel perspectief: wat is nodig. Een roadmap met concerete verbeterinitiatieven (met eigenaren).
Rol
Consultant: advies en begeleiding.
Interviews, workshops, onderzoek financiën.
CASE STUDY
Kostenreductie Politie Utrecht
Tijdens de economische crisis zijn de pensioenpremies (voor werkgevers) hard gestegen, waardoor er een financieel tekort bij de Politie Utrecht dreigde. Hier was een kostenreductie voor nodig om dit op te vangen.
Oude situatie
Hoge kosten, weinig kostenbewustzijn bij medewerkers, veel besparingspotentieel.
Change Management
Draagvlak creëren bij medewerkers (zelf besparingsideeën indienen, 2000 agenten goedkoop laten tanken), waardoor grotere besparingsmaatregelen genomen kunnen worden. Met steun van de OR.
Nieuwe situatie
Totaal kostenniveau gedaald (geen tekort meer). Verhoging kostenbewustzijn bij medewerkers en efficiëntere indeling van de organisatie.
Rol
Projectleider en financieel adviseur (corporate controller): advies en implementatie.
CASE STUDY
Transformatie afdeling KPN
Het transformeren van een van de afdelingen van KPN bij veranderende marktomstandigheden.
Oude situatie
De markt is dusdanig veranderd en verandert verder, waardoor aanpassing van de visie hierop en de strategie hiervoor noodzakelijk is.
Change Management
Begeleiding van het team om een gedragen visie van de toekomst te ontwikkelen, en het opstellen van een roadmap met verbeterinitiatieven via een Transformation Lab.
Nieuwe situatie
De afdeling heeft een nieuwe visie en strategie op hoofdlijnen die klaar is voor de toekomst, met een roadmap en concrete verbeterinitiatieven met eigenaren om deze uit te voeren.
Rol
Consultant: advies en begeleiding.
Workshops (en later interim management via collega).
CASE STUDY
Kostenreductie labonderzoeken topklinisch ziekenhuis
Na een onderzoek naar het besparingspotentieel bij Medisch Spectrum Twente zijn er 15 werkstromen opgestart om kosten te besparen. Eén van deze werkstromen betrof de kosten van de klinisch chemisch labonderzoeken.
Oude situatie
Hoge kosten bij grootverbruikers: interne geneeskunde en MDL. Zij hebben invloed op de besteding.
Change Management
Draagvlak creëren bij medisch specialisten (inzicht via Data Analytics, samen tot oplossingen komen, inkoopgedrag veranderen via kostenbewustzijn).
Nieuwe situatie
Aantal labonderzoeken sterk gedaald bij interne geneeskunde en MDL (miljoenen bespaard), met draagvlak. Bewustzijn over eigen inkoopgedrag medisch specialisten.
Rol
Consultant: advies en implementatie.
Data Analytics, interviews, workshops.
CASE STUDY
Transformatie financiële administratie gemeente
Kwartiermaker taskforce financiële administratie (purchase-to-pay) bij de gemeente Rotterdam: crisis met betaalachterstanden en werkvoorraden oplossen en verbeteringen doorvoeren.
Oude situatie
Samengevoegde administraties van stadsdelen zonder integratie. Inefficiënte organisatie en processen. Onbetaalde en te laat betaalde facturen. Ontevreden leveranciers en wethouder.
Change Management
Begeleiding van het team én stakeholders om een eenduidige beeld van de huidige situatie te krijgen, een gedragen visie van de toekomst, en het opstellen van een roadmap met verbeterinitiatieven via een Transformation Lab.
Nieuwe situatie
Weggewerkte achterstanden, monitoring van werkvoorraden. Nieuwe inrichting Purchase-to-Pay proces en aanpassing beleid (financiën & inkoop). Bewustzijn bij directies en medewerkers over wijze van inkopen en accorderen facturen.
Rol
Kwartiermaker en consultant: advies en implementatie.