Hoe leid je een thuiswerkteam?

Hoe leid je een thuiswerkteam?

Thuiswerken

De Coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat veel medewerkers verplicht thuis moeten werken. Sommigen waren dat al gewend, maar niet iedereen. Ook voor leidinggevenden verandert de manier van aansturen. 5 Tips voor leidinggevenden.

Thuiswerken

Velen hebben aan den lijve ondervonden dat verplicht thuiswerken tot uitdagingen leidt, zeker met kinderen die thuisonderwijs nodig hebben. Het is een enorme uitdaging om dat thuis goed te managen. Toch zien we ook dat het wel kan. Velen van ons slagen erin om een nieuwe manier van werken op afstand te vinden. Vergaderen gaat via tools zoals Microsoft Teams of Zoom. Documenten die in een cloud zitten kunnen gemakkelijk gedeeld worden en aangepast worden door meerdere collega’s. En verder werkt email en telefoon ook gewoon.

Leiderschap

We zien ook dat de manier van aansturen wordt aangepast. Eerst wordt er gestuurd op het verplicht naar huis sturen van medewerkers en het verschaffen van duidelijkheid. Kortom Leiden. Daarna gaat het meer om begeleiden, om vervolgens meer te steunen, en uiteindelijk om delegeren. En dat verschilt ook nog een keer per medewerker. Kortom, situationeel leiderschap (lees hier meer over situationeel leiderschap). Op een gegeven moment ontstaat er een nieuwe situatie: thuiswerken, en leiden op afstand. Dat betekent voor een groot gedeelte delegeren. Maar hoe stuur je nu jouw thuiswerkende team aan? Een aantal tips:

5 tips

Hierbij 5 tips voor leidinggevenden om een thuiswerkend team aan te sturen:

  1. Zorg voor periodieke meetings. Thuiswerken betekent voor sommigen ook dat een gedeelte van de structuur weg is. Door teamoverleg periodiek te doen (wekelijks, of tweewekelijks), zorg je ervoor dat er structuur is en dat iedereen in het team ook weet wanneer er ruimte is om bepaalde onderwerpen te bespreken. Kortom, plan het in, zorg voor een agenda, en geef medewerkers de ruimte om onderwerpen op de agenda te zetten. Geef structuur.
  • Zorg voor persoonlijke updates. Normaal gesproken spreken medewerkers elkaar veel bij het koffieapparaat, bij de lunch, of op andere wijze. Er zijn veel informele ontmoetingen, waarbij velen ook geïnteresseerd zijn in hoe het met de ander gaat. Dat mist nu bij het thuiswerken. Creëer een vorm waarbij je updates kan geven over collega’s. Dat kan je doen door in bijvoorbeeld een nieuwsbrief niet alleen over de organisatie en over de inhoud van de business te schrijven, maar juist ook over collega’s: hoe het met ze gaat. Er zijn organisaties die weten hoe belangrijk persoonlijke updates voor een team zijn, zoals organisaties waarbij medewerkers de hele week bij klanten zitten. Zij weten dat het belangrijk is om medewerkers te binden en te voorkomen dat ze van de eigen organisatie losweken. Hier kan je van leren bij een thuiswerksituatie.
  • Zorg voor ruimte voor emotie. Thuiswerken betekent dat je niet of moeilijk aan je medewerkers kan zien hoe het emotioneel met hen gaat. Erken dat dit belangrijk is en je hier ook ruimte en tijd voor wilt vrijmaken. Je kan dat op verschillende manieren doen. Allereerst via persoonlijk contact: bel eens met je teamleden om te vragen hoe het gaat, of ze het nog volhouden met misschien wel een lastige thuissituatie, geef ruimte aan hen om hun verhaal te vertellen, en zorg ervoor dat als ze zorgen hebben dat je dat begrijpt (niet alleen zeggen dat dit zo is, maar het ook echt begrijpen). Daarnaast kan je met je team een check-in doen. Hierdoor geef je ruimte om even stoom af te blazen, of juist iets leuks te vertellen. Het helpt.
  • Zorg voor vertrouwen. Dat klinkt logisch en een enorme inkopper. Dat is het ook. Maar het gebeurt te weinig. Vooral bij leidinggevenden die graag dicht op hun team zitten en hen graag tot in detail vertellen wat ze moeten doen: dit kan niet meer. Je team zit thuis en werkt op afstand. Dat zorgt er ook voor dat je ze meer zal moeten vertrouwen. Geef hen ook dat vertrouwen. En zorg ervoor dat als ze vragen hebben, dat ze bij jou terecht kunnen. En dan niet de vragen ‘mag ik dit doen’, maar even inhoudelijk sparren. Het vertrouwen in je team, en het zelfvertrouwen van je team, is belangrijk, zeker nu. Dus het beste werkt het om je medewerkers zelf met de oplossing voor een probleem te laten komen. Vaak hebben ze al een inhoudelijke oplossing, maar weten ze niet of je achter ze staat. Door te zeggen dat je hen vertrouwt en dat je altijd met ze wilt sparren (i.p.v. toestemming geven), creëer je meer eigenaarschap. Dat maakt het gemakkelijker voor je team om zelfstandig te werken en resultaten te boeken. Het motiveert ook meer.
  • Zorg voor goede tools. Dat klinkt ook logisch, maar het werkt soms nogal wat tijd, moeite en geld. Als je digitaal wilt vergaderen, dan is het belangrijk dat er goede digitale vergadertool is. Dat geldt ook voor cloudoplossingen. Je hoeft niet alles zelf te bedenken, maar je kan ook je teamleden met een goede oplossing laten komen. Vertrouw op hun inventiviteit! Natuurlijk moet het ook technisch mogelijk zijn, en ICT-afdelingen zullen hier goed op inspelen zodat je een goed werkende en veilige tool hebt. Dus faciliteer, maar laat ook ruimte aan je team voor oplossingen. Tot slot, zorg ervoor dat je niet bij jezelf en bij je team de hele dag volstopt met video vergaderen: dit is vermoeiender dan gewoon vergaderen, en andere werkzaamheden tussendoor helpen bij de concentratie bij het video vergaderen.

Deze tips kunnen een hulpmiddel zijn om het leiden van thuiswerkende teams beter te laten verlopen.