Training als Change Management tool

Interim Management & Consultancy

Training als Change Management tool

Training als Change Management Tool

Nadat het gelukt is om in de organisatie het gevoel van urgentie voor verandering te creëren, is het tijd om de organisatie in beweging te krijgen. Hiervoor worden vaak updates via mail of bijeenkomsten gebruikt, maar er wordt weinig gebruik gemaakt van de inzet van trainingen in deze fase. De inzet van trainingen als onderdeel van verandermanagement wordt vaak onderschat.

Lage urgentie

Bij een verandering die een lage urgentie heeft, zoals de implementatie van een nieuw systeem, wordt eerst de organisatie in beweging gebracht. Er wordt urgentie gecreëerd dat dit nieuwe systeem toch echt nodig om de huidige knelpunten op te lossen en om de organisatie toekomstbestendig te maken. In deze fase weet iedereen dat het systeem nodig is, en is ook de beslissing genomen om dit te implementeren. Vaak wordt er na de implementatie een technische training uitgerold, waardoor medewerkers met het systeem kunnen werken: ze weten op welk knopje ze moeten drukken. Vaak worden deze trainingen met enige weerstand gevolgd, en wordt elke fout van het nieuwe systeem benadrukt. Dat het volgen van deze technische trainingen nodig zijn, vooral in de fase waarin nieuwe processen, werkwijzen en systemen zijn geïmplementeerd en geborgd dienen te worden, is evident.

Echter, trainingen zijn ook op andere momenten in te zetten. Stel eens voor dat een gedeelte van uw medewerkers eerder zich laat trainen in de werking van het systeem, enthousiast wordt van de mogelijkheden en de knelpunten die worden opgelost, en hierdoor ‘adopter’ wordt van de veranderingen. Hierdoor wordt een grotere groep van medestanders van het verandertraject in gecreëerd, nog voordat de grote groep medewerkers wordt getraind nadat de implementatie van een nieuw systeem is uitgevoerd: er worden ambassadeurs van de verandering gecreëerd.

Deze trainingen kunt u intern, maar ook extern laten uitvoeren. Soms is een interne training handig, omdat collega’s zien dat deze medewerkers alvast mogen kijken in het nieuwe systeem en zij zien dat deze groep medewerkers enthousiast wordt. Soms is een externe training beter, omdat dit ervoor zorgt dat de organisatie bereid is om speciaal voor deze groep medewerkers een training te organiseren buiten de deur: dat kan leiden tot een hogere waardering van de training.

Training als change management tool

U kunt er ook over nadenken om de gehele groep alvast te trainen, waardoor zij de voordelen van het nieuwe systeem en/of de nieuwe werkwijzen inzien: ze voelen het omdat het ze tijdens de training kunnen oefenen en omdat de verandering niet meer onbekend is. Hierbij is het wel belangrijk dat nadat de implementatie gereed is, er alsnog en training (soms een opfristraining) wordt gegeven: nu gaan medewerkers aan de slag met het nieuwe systeem en met nieuwe werkwijzen. Het is dus voor het borgen essentieel dat ook in deze fase een training wordt gegeven.

Hoge urgentie

Stel nu dat de urgentie niet laag, maar hoog is, wat dan? Ook bij een hoge urgentie is het inzetten van trainingen een goed middel. Niet alleen in de borgingsfase aan het einde, en niet in de implementatie fase halverwege, maar juist ook in de mobilisatie fase, waarin het doel is om de urgentie te verhogen en een oplossing voor het probleem te verzinnen.

Hierbij valt te denken aan het trainen van de belangrijkste medewerkers (besluitvormend, maar vooral ook indirecte beïnvloeders) bij een kostenreductie. Waar liggen de knelpunten en hoe en waar is besparingspotentieel te vinden? Hierbij leidt je in korte tijd een groep medewerkers zo op, dat zij in staat zijn om mee te denken met oplossingen. En daarbij heb je meteen medestanders (‘adopters’) gecreëerd. Zij zullen als ambassadeurs samen met u de verandering die nodig is bij een kostenreductie steunen en verder uitdragen, waardoor er in de grote groep gevoel van urgentie wordt gecreëerd. Ook zullen zij zich gewaardeerd voelen dat zij betrokken worden bij het creëren van oplossingen, mede dankzij deze training.

Teambuilding

Ook als teambuilding kunt u aan het begin van de verandering, zoals een reorganisatie met nieuwe teams, trainingen inzetten om de cultuur te veranderen. Het doel hierbij is om een gevoel van saamhorigheid te creëren. Medewerkers leren elkaar beter kennen en vormen eerder een team, waardoor zij eerder gezamenlijk knelpunten met verbeterinitiatieven zullen oplossen. Door in de beginfase al een team te creëren, wordt het gemakkelijker om verbeterinitiatieven en een gezamenlijke visie van de toekomst op te zetten. Vooral in de rol als interim manager en kwartiermaker kunnen teambuildingstrainingen een goede manier zijn om de organisatie te veranderen. Martijn heeft hierin ervaring met een aantal persoonlijkheidstrainingen die het teamgevoel hebben gecreëerd en versterkt. Denk hierbij aan MBTI, Insights Discovery, Lumina Spark, Kleurenmodel Leon de Caluwe, Management Drives, Belbin teamrollen en andere methoden.

Tot slot, bent u bezig met het veranderen van uw organisatie, denk dan ook eens aan het inzetten van trainingen, en niet alleen in de borgingsfase, maar juist ook als middel om mensen mee te krijgen en medestanders voor de verandering te krijgen. Of dat nu om cultuur, processen en werkwijzen, beleid, systemen of iets anders gaat. Het verandermiddel trainingen behoort in de toolbox van de verandermanager.